Erweiterte Einstellungen Outlook 2003

Eine Anleitung für die Handy-Synchronisation (Windows Mobile) von E-Mails, Kalender, Kontakten, Aufgaben und Notizen finden Sie hier.

Freigeben des eigenen Kalenders in Microsoft Outlook

Damit andere Benutzer auf Ihren Kalender zugreifen können und es Ihnen damit möglich ist, Termine mit Ihren Kollegen abzustimmen, müssen Sie Ihren Kalender für die E-Mail-Accounts Ihrer Kollegen freigeben. Klicken Sie dazu auf den Button Kalender, um die Kalender-Liste anzuzeigen. Wählen Sie dann Ihren eigenen Kalender aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Eigenschaften.

Wählen Sie als Nächstes den Reiter Zugriffsrechte aus. Falls Sie noch niemandem Ihren Kalender freigegeben haben, wird Ihnen nun hier nichts angezeigt, ansonsten werden die bereits freigegebenen RZ-Accounts wie auf dem Bild angezeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen ,um einem RZ-Account Zugriffsrechte auf Ihren Kalender zu geben:

Geben Sie hier einen RZ-Account ein:

Konfigurieren Sie im nächsten Schritt, welche Rechte Sie dem neu hinzugefügten RZ-Account gewähren. Um den Kalender lesen zu können, sollten die ersten drei Optionen Ordner anzeigen, Objekte lesen und Markierung lesen ein/aus reichen.

Wenn Sie alle nötigen RZ-Accounts hinzugefügt und mit den gewünschten Rechten konfiguriert haben, klicken Sie auf OK.

Abonnieren eines fremden Kalenders in Microsoft Outlook

Klicken Sie dazu auf Extras und dann auf E-Mail-Konten.

Wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten aus.

Wählen Sie das Konto „CommuniGate Pro Server“ aus und klicken auf Ändern.

Klicken Sie unter dem Reiter Erweitert unter dem Punkt Gemeinsame Ordner folgender Emailkonten auf den Button Hinzufügen, um einen RZ-Account hinzuzufügen.

Geben Sie einen RZ-Account unter Kontoname eingeben ein.

Klicken Sie auf OK, nachdem Sie alle RZ-Accounts Ihrer Kollegen hinzugefügt haben.

Klicken Sie zum Abschluß auf Fertig stellen.

Die Kalender der eingetragenen RZ-Accounts finden Sie nun unter Kalender, sofern die Besitzer ihre Kalender für Sie freigegeben haben:

Aktivieren einer E-Mail-Weiterleitung über Microsoft Outlook

Es ist möglich, über Outlook eine Weiterleitung der E-Mails des RZ-Accounts auf eine andere E-Mail-Adresse zu aktivieren. Klicken Sie auf Extras, dann auf CommuniGate Pro Server und dann auf Regeln auf dem Server.

Klicken Sie als Nächstes auf Neu und dann auf Umleitungs-Regel:

Sie können nun eine oder mehrere E-Mail-Adressen eintragen, an die Ihre E-Mails weitergeleitet werden sollen.

Sie sollten die Option Kopie behalten deaktivieren und bei An/Cc-Felder auch senden einen Haken setzen. Wenn Sie die Weiterleitung aufgrund einer Urlaubsvertretung aktivieren, kann es natürlich Sinn machen, die Option Kopie behalten aktiviert zu lassen. Setzen Sie bei Automatisch generierte nicht einen Haken, wenn Sie automatisch generierte E-Mails nicht weitergeleitet bekommen möchten.

Verwalten von Filterregeln über Microsoft Outlook

Des Weiteren ist es möglich, per Outlook zu konfigurieren, dass E-Mails je nach Absender, Betreff oder Ähnlichem in einem bestimmten Unterordner auf dem Mail-Server verschoben werden. Klicken Sie auf Extras, dann auf CommuniGate Pro Server und auf Regeln auf dem Server.

Klicken Sie als Nächstes auf Neu und dann auf Allgemeine Regel.

Geben Sie nun einen Namen für die Regel ein und klicken auf OK:

Im nächsten Schritt müssen Sie eingeben, auf welche Werte einer E-Mail gefiltert werden soll. Klicken Sie dazu auf den Button Hinzufügen unter Regel Bedingungen.

Wenn Sie auf die Absenderadresse einer E-Mail filtern wollen, wählen Sie From bei Daten und in bei Operation aus und schreiben Sie bei Parameter die gewünschte E-Mail-Adresse hinein. Klicken Sie dann bitte auf OK.

Nun müssen Sie noch eingeben, was mit einer E-Mail passieren soll, die von der eingegebenen E-Mail-Adresse verschickt worden ist. Klicken Sie dazu bitte auf Hinzufügen unter Regel Tätigkeit.

Wenn Sie eine E-Mail nun automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen wollen, wählen Sie bei Tätigkeit bitte Store in aus und schreiben den gewünschten Zielordner in das Feld Parameter. Der Zielordner sollte zuvor angelegt worden sein! Klicken Sie dann auf OK.

So sieht die von Ihnen angelegte Filterregel aus. Damit die in den Ordner kopierte E-Mail nicht auch noch in der INBOX Ihres E-Mail-Accounts liegen bleibt, muss eine zweite Regel definiert werden. Klicken Sie dazu noch einmal auf Hinzufügen:

Wählen Sie bei Tätigkeit einfach Discard aus und klicken auf OK.

So sieht die neue von Ihnen angelegte Filterregel nun aus. Klicken Sie ein letztes Mal auf OK.

Aktivieren einer Ferienbenachrichtigung (Vacation) über Microsoft Outlook

Natürlich ist es auch möglich, eine Ferienbenachrichtung (Vacation) per Outlook zu aktivieren. Der eingegebene Text wird dann automatisch an alle Personen verschickt, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail schicken. Klicken Sie auf Extras, dann auf CommuniGate Pro Server und auf Ferienbenachrichtigung:

Tragen Sie in das neu geöffnete Fenster den gewünschten Text für Ihre Ferienbenachrichtigung ein und klicken Sie auf OK. Achten Sie darauf, dass oben neben Aktivieren ein Haken gesetzt ist.

Um die Ferienbenachrichtigung wieder zu deaktivieren gehen Sie gleich vor, entfernen aber den Haken vor dem Text Aktivieren. Klicken Sie dann ebenfalls auf OK.