Fax-Versand/Empfang per E-Mail

Allgemein

Alle Telefon-Nutzer, die ihren Anschluss mit anderen Personen teilen, können diesen Dienst nicht verwenden!Für Labor- und Notruftelefone steht die Fax-Funktionalität ebenfalls nicht zur Verfügung.

Durch den zentralen Fax-Server der TU Clausthal können Mitarbeiter*innen der TU Clausthal über einen gültigen Hochschul-E-Mail-Account individuell Faxe empfangen und versenden. Notwendig hierzu ist ein eigener (personalisierter) interner Telefon-Anschluss, über den die Abrechnung stattfindet.

Jeder Einzelnutzer mit interner Telefonnummer XXXX ist per Fax unter der Fax-Nummer 05323/72 99-XXXX erreichbar.

Der Empfang ankommender Faxe erfolgt als PDF-Anhang an den zugehörigen E-Mail-Account.

Der Versand erfolgt per E-Mail über einen gültigen E-Mail-Account der TUC an die Adresse <Fax-Nummer des Empfängers>@fax.tu-clausthal.de
(Die Nummer wie vom internen Telefon aus gewählt!).

Zum einfachen Einstieg ein Test-Fax...

Zum Test können gefahr- und kostenlos Faxe an die eigene TUC-interne Fax-Nummer 99XXXX geschickt werden!

Ist die eigene vierstellige Rufnummer an der TU Clausthal die XXXX (zum Beispiel 1234), so kann man einfach - wie unten im Beispiel angegeben - über ein gültiges TUC E-Mail-Konto eine E-Mail an 99XXXX@fax.tu-clausthal.de (also zum Beispiel 991234@fax.tu-clausthal.de) versenden. Daraufhin erhält man per E-Mail eine Versandbestätigung und kurz darauf wird ebenfalls per E-Mail das Test-Fax zugestellt.

Versand per E-Mail

Der Fax-Versand erfolgt über eine E-Mail von einem gültigen E-Mail-Konto der TUC aus an die zentrale Adresse <Fax-Nummer des Empfängers>@fax.tu-clausthal.de.

Format der E-Mail-Adresse
Das Format der Fax-Nummer des Empfängers ist analog zur Telefonie:

an TUC-internes Festgeräte-Fax (vierstellige Geräte-Rufnummer XXXX):
E-Mail an XXXX@fax.tu-clausthal.de

an TUC-interne persönliche Fax-Nummer (vierstellige Teilnehmer-Rufnummer XXXX):
E-Mail an 99XXXX@fax.tu-clausthal.de

an externen Fax-Anschluss (Fax-Nummer XXXXXX hier wie Telefonie mit zusätzlicher 0 als Amtholung!):
E-Mail an 0XXXXXX@fax.tu-clausthal.de

Die Nummer vor dem @fax.tu-clausthal.de ist stets so zu wählen, als ob Sie das Faxgerät vom internen Telefon aus anrufen würden. Zum Test können Sie dies auch gefahrlos tun, hören dann den charakteristischen Piepton und wissen, dass die Nummer korrekt ist!Bitte verwenden Sie nicht das Format +49 XXXX XXXXXXX !

Deckblatt
Der Fax-Server generiert automatisch ein Fax-Deckblatt, das Angaben zum Absender enthält. Dies sind Titel, Name, Einrichtung und die Abteilung.

Betreffzeile
Die Betreffzeile der E-Mail ist später die Betreffzeile auf dem Fax-Deckblatt.

Text
Der Text der E-Mail wird unformatiert als Text im Fax übernommen.

Anhänge
Außerdem ist es möglich, an die E-Mail verschiedene Dateien anzuhängen. Es werden vom Fax-Server die Formate .pdf, .png, .xls, .doc und .txt unterstützt. Die Daten aus den angehängten Dateien werden Seite für Seite an das übertragene Fax angehängt.

Zu beachten ist, dass prinzipbedingt die Übertragung von Grafiken über die Fax-Schnittstelle sehr lange (!) Versandzeiten nach sich ziehen kann. Die Versandbestätigungen können beim Versand mehrseitiger PDFs mit stundenlanger Verzögerung eintreffen!

Beispiel Teil 1 - Erstellen der E-Mail

Im E-Mail-Client wird eine E-Mail an die Adresse XXXX@fax.tu-clausthal.de erstellt, Betreff und Text eingegeben und die E-Mail abgeschickt: Falls Sie eine Signatur verwenden, achten Sie darauf das diese keine Grafiken z.B. TU- oder Institutslogo enthält.

Erstellen einer Fax-E-Mail

Beispiel Teil 2 - Versandbestätigung

Nachdem der Fax-Server das Fax erfolgreich versendet hat, erhält der Nutzer eine Versandbestätigung per E-Mail. Auch im Fehlerfall wird dem Nutzer eine Benachrichtigung zugestellt. Unter Dokumente wird Ihnen nochmals der Dateiname des Anhangs,der sich an der Mail befindet angezeigt. Versandbestätigung

Beispiel Teil 3 - Fax beim Empfänger

Beim externen Empfänger sollte das Fax nun so ausgedruckt werden.

Der interne Empfänger (TUC) erhält folgendes Fax als PDF-Anhang in einer E-Mail:

Fax auf Empfänger-Seite