Pflege von Mailing-Listen

Allgemeine Informationen

Die Verwaltung der Mailing-Listen im CommuniGate Pro erfolgt über das Webmail-Interface (https://webmail.tu-clausthal.de) und den RZ-Account des Mailing-Listen-Verwalters. Melden Sie sich für die Verwaltung einer Mailing-Liste ganz normal am Webmail-Interface an, so als würden Sie E-Mails lesen und schreiben wollen.

Nachdem Sie sich erfolgreich am Webmail-Interface angemeldet haben, bekommen Sie am linken Bildschirmrand eine Liste mit den Ordnern, die in Ihrem E-Mail-Account vorhanden sind, angezeigt. Die Mailing-Listen befinden sich ebenfalls unter diesen Ordnern, da die Archive der Mailing-Listen ebenfalls als Ordner in Ihrem E-Mail-Account gespeichert werden. Je nachdem, was für ein Layout des Webmail-Interfaces Sie sich für Ihren Account gewählt haben, sieht die Ordner-Liste ein wenig anders aus.

Hier sind ein paar Beispiele, wie die Ordner-Liste auch in Ihrem E-Mail-Account aussehen könnte. Die Beispiel-Bilder stammen von den Layouts GoldenFleece (Default-Layout), Overview und Viewpoint:

GoldenFleece

Overview

Viewpoint

Mailing-Listen erkennen Sie in Ihrer Ordner-Liste daran, dass hinter dem Namen der Mailing-Liste entweder Einstellungen oder LISTE steht. Auf Einstellungen bzw. LISTE müssen Sie dann auch klicken, wenn Sie die Liste verwalten wollen.

Wenn Sie auf Einstellungen bzw. LISTE geklickt haben, bekommen Sie je nach gewähltem Layout eine der folgenden Navigationsleisten angezeigt:

GoldenFleece
Overview
Viewpoint

Unter Einstellungen finden Sie immer Parameter, über die Sie konfigurieren können, wer Mitglieder in die Mailing-Liste eintragen und wer E-Mails in die Mailing-Liste senden darf.

Unter dem Punkt Archiv und Sammelnachrichten finden Sie Parameter, die das Archiv der Mailing-Liste betreffen. Hier können Sie einstellen, wie groß ein Archiv werden darf, wie viele E-Mails es maximal enthalten soll und wer auf die Archive zugreifen darf.

Unter Mitglieder können Sie neue Mitglieder eintragen, Mitglieder aus der Mailing-Liste löschen oder die Modi verändern, in denen Mitglieder E-Mails über die betreffende Mailing-Liste erhalten sollen. Auf die genaue Handhabung wird aber noch später in dieser Dokumentation eingegangen.

Grundkonfiguration einer Mailing-Liste

Unter dem Punkt Einstellungen, der automatisch geladen wird, wenn Sie auf Einstellungen bzw. LISTE in Ihrer Ordner-Liste klicken, können Sie konfigurieren, wer Mitglieder in eine Mailing-Liste eintragen darf. Des Weiteren ist es möglich, einzustellen, ob alle beliebigen oder nur bestimmte E-Mail-Adressen in die Mailing-Liste Nachrichten schicken dürfen.

Unter der Überschrift Allgemein sollten Sie eine Beschreibung der Mailing-Liste eintragen. Dieser Name taucht ggf. auch in der „Sender:“-Zeile im Kopf einer über die Mailing-Liste empfangenen E-Mail auf.

Unter der Überschrift Anmeldung erlauben für können Sie einstellen, wer neue Mitglieder in eine Mailing-Liste eintragen darf. Hier die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten im Überblick:

Anmelde-ModiBedeutung
NiemandNiemand außer dem Listen-Verwalter selbst kann Mitglieder in die Mailing-Liste ein- bzw. austragen. Die ist die Standard-Konfiguration.
ModeriertJeder kann sich selbst in die Mailing-Liste eintragen, aber bevor die Eintragung aktiv wird muss der Listen-Verwalter die Eintragung bestätigen.
Nur diese DomainNur E-Mail-Adressen aus der Domain tu-clausthal.de können sich selbst in die Mailing-Liste eintragen.
Nur lokale BenutzerAuch bei dieser Option können nur sich E-Mail-Adressen aus der Domain tu-clausthal.de selbst in die Mailing-Liste eintragen.
AlleAlle E-Mail-Adressen können sich uneingeschränkt und ohne Bestätigung durch den Listen-Verwalter selbst in die Mailing-Liste eintragen.

Unter Zustellart kann konfiguriert werden, welche Zustellart für neu eingetragene E-Mail-Adressen aktiviert wird. Die Bedeutungen der verschiedenen Modi finden Sie hier.

Unter Anfragen speichern können Sie auswählen, welche Subscribe-Anfragen gespeichert werden sollen oder nicht. Wenn Sie bei Bestätigung anfordern einen Haken setzen, werden neue E-Mail-Adressen, die eingetragen werden, dazu aufgefordert, den Eintrag in der Mailing-Liste zu bestätigen. Wenn Sie möchten, können Sie den neu in die Mailing-Liste eingetragenen E-Mail-Adressen eine Willkommens-Nachricht zuschicken lassen. Unter Betreff und Text können Sie diese Willkommens-Nachricht individuell anpassen.

Unter der Überschift Ablauf beim publizieren können Sie konfigurieren, wer E-Mails in die Mailing-Liste senden darf und wer nicht. Wählen Sie unter Publizieren erlauben für den gewünschten Wert aus:

WerteBedeutung
Nur ListenbesitzerNur der Listen-Verwalter darf Nachrichten in die Mailing-Liste senden.
ModeratorenAlle an die Mailing-Liste gesendeten Nachrichten müssen vor der Verteilung an alle Listen-Mitglieder durch den Listen-Verwalter freigeschaltet werden.
MitgliederNur Mitglieder der Mailing-Liste dürfen Nachrichten in die Mailing-Liste senden. E-Mails von Nicht-Mitgliedern werden zurückgewiesen und an den Absender zurückgeschickt.
Moderierte GästeNur Mitglieder der Mailing-Liste dürfen Nachrichten in die Mailing-Liste senden. E-Mails von Nicht-Mitgliedern werden nicht an die Mailing-Liste verteilt, sondern müssen erst noch vom Listen-Verwalter freigeschaltet werden. E-Mails von Mitgliedern werden sofort an alle Listen-Mitglieder ohne Freischaltung durch den Listen-Verwalter verteilt.
AlleJeder darf E-Mails in die Mailing-Liste schicken.

Des Weiteren können Sie einstellen, wie mit E-Mails von neuen Mitgliedern verfahren werden soll. Die Bedeutungen der verschiedenen Modi finden Sie hier.

Weitere wichtige Einstellungsmöglichkeiten sind Erlaubtes Format und Maximale Größe. Stellen Sie Alles und eine ausreichend hohe Maximalgröße ein, um Probleme zu vermeiden.

Lassen Sie die Punkte Ablauf bei Unzustellbarkeit und Warn-Meldung unverändert, es sei denn, Sie wissen was sie tun. Im Normalfall brauchen Sie hier keinerlei Veränderungen vorzunehmen!

Unter dem Punkt Nachrichtenformat beim Publizieren können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

WerteBedeutung
Kennzeichen im BetreffDer hier eingetragene Text wird vor den Betreff der E-Mail geschrieben.
Direkte AntwortenWählen Sie hier aus, ob Antworten auf über die Mailing-Liste empfangene E-Mails an die Mailing-Liste oder an den Sender der E-Mail gehen sollen (Reply-To:- Feld).
nach Antwortekennzeichen einfügenSetzen Sie hier einen Haken, wenn das Kennzeichen im Betreff bei E-Mails, die eine Antwort auf eine über die Mailing-Liste verschickte E-Mail sind, hinter die Antwortekennzeichen wie Re: oder AW: gesetzen werden sollen.
NachrichtenkopfDer hier eingetragene Text wird vor den Inhalt jeder E-Mail gesetzt.
NachrichtenfussDer hier eingetragene Text wird hinter den Inhalt jeder E-Mail gesetzt.

Archiv & Sammelnachrichten

Unter dem Punkt Archiv & Sammelnachrichten können Sie Parameter für das Archiv der Mailing-Liste sowie von Sammelnachrichten (Index, Digest) verändern.

OptionBedeutung
ArchivierungMit dieser Einstellung können Sie die Archiv-Funktion für die die Mailing-Liste aktivieren oder deaktivieren.
Maximale Archiv-GrößeMit diesem Wert legen Sie die maximale Größe des Mailing-Listen-Archives fest.
Maximale Anzahl NachrichtenHier können Sie festlegen, wie viele Nachrichten das Archiv der Mailing-Liste enthalten darf. Wird der eingestellte Wert überschritten, so werden beim Eingang neuer Nachrichten die alten aus dem Archiv entfernt.
Archivzugriff fürMit dieser Einstellung stellen Sie ein, wer auf das Archiv zugreifen darf.
Neues Archiv startenLegen Sie mit diesem Wert fest, wann ein neues Archiv gestartet werden soll.

Des Weiteren können Sie noch konfigurieren, wie oft Index- und Digest-Mails verschickt werden sollen. Dies trifft auf alle Mailing-Listen-Mitglieder zu, die den Index- oder Digest-Modus gewählt haben:

Mitgliederverwaltung (E-Mail-Adressen ein- und austragen)

Unter dem Punkt Mitglieder in der Navigationsleiste können Sie die Mitglieder einer Mailing-Liste verwalten:

Wenn Sie neue Mitglieder in eine Mailing-Liste eintragen wollen, gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können. Wenn Sie nur eine oder zwei E-Mail-Adressen in die Mailing-Liste eintragen wollen, so können Sie jede E-Mail-Adresse einzeln in das Feld Ein Benutzer eintragen. Wenn Sie es wünschen, dass auch der Name des Besitzers der neu eingetragenen E-Mail-Adresse angezeigt wird, verwenden Sie bitte die folgende Schreibweise:

Vorname Nachname <vorname.nachname@tu-clausthal.de>

Wenn Sie viele E-Mail-Adressen auf einmal in eine Mailing-Liste eintragen wollen, so können Sie die gewünschten E-Mail-Adressen auch in eine ASCII-Datei schreiben und diese über das Feld Import und den Button Durchsuchen hochladen. Verwenden Sie dabei unbedingt dieses Format und beachten Sie, dass Sie nur ASCII-Dateien mit der Endung .txt auf den Mail-Server hochladen können. Mit allen anderen Formaten werden Sie scheitern!

Benutzer Test1 <benutzer.test1@tu-clausthal.de>
Benutzer Test2 <benutzer.test2@tu-clausthal.de>
Benutzer Test3 <benutzer.test3@tu-clausthal.de>
Benutzer Test4 <benutzer.test4@tu-clausthal.de>
Benutzer Test5 <benutzer.test5@tu-clausthal.de>
Benutzer Test6 <benutzer.test6@tu-clausthal.de>
Benutzer Test7 <benutzer.test7@tu-clausthal.de>
Benutzer Test8 <benutzer.test8@tu-clausthal.de>
Benutzer Test9 <benutzer.test9@tu-clausthal.de>

Unter dem Punkt Reaktion können Sie konfigurieren, ob an neu eingetragene E-Mail-Adressen eine Willkommens-Nachricht oder eine Bestätigungs-Anfrage für die Eintragung in der Mailing-Liste geschickt werden soll. Wenn Sie weder das eine noch das andere wünschen wählen Sie Keine aus, dann werden neue Mitglieder stillschweigend in die Mailing-Liste eingetragen.

Wollen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen aus einer Mailing-Liste austragen, so markieren Sie die gewünschte(n) E-Mail-Adresse(n) mit einem Haken und klicken Sie dann auf Abmelden. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die ausgetragenen E-Mail-Adressen noch immer in der Liste auftauchen. Sie wenden zunächst mit dem Vermerk unsub markiert und vom System dann später endgültig ausgetragen.

In Mailing-Listen eingetragene E-Mail-Adressen können verschiedene Modi bezüglich des Sendens und Empfangens von E-Mails in bzw. über die Mailing-Liste haben. So können E-Mails von einzelnen E-Mail-Adressen ohne Freischaltung (Nicht moderieren) durch den Verwalter der Mailing-Liste an alle Mitglieder der Mailing-Liste verteilt werden, man kann aber auch eine gewisse Anzahl von Freischaltungen (Erste x moderieren) durch den Listen-Verwalter konfigurieren bzw. einstellen, dass der Administrator E-Mails jedes Mal (Alle moderieren) freischalten muss. Mit der Option Verboten kann man E-Mail-Adressen auch gezielt von ausschließen E-Mails in eine Mailing-Liste schicken (siehe auch Abbildung unten).

Zustellmodi

Eine weitere Konfigurationsmöglichkeit ist, die Art und Weise zu beeinflussen, wie ein Mitglied die an die Mailing-Liste gesendeten E-Mails erhält. Hier eine Übersicht (siehe auch Abbildung unten):

WertBedeutung
FeedDas Listen-Mitglied bekommt jede E-Mail einzeln zugestellt.
DigestDas Listen-Mitglied bekommt eine Zusammenfassung aller E-Mails zugeschickt, zum Beispiel einmal täglich. Im Digest steht ein Inhaltsverzeichnis sowie alle E-Mail-Inhalte.
IndexDas Listen-Mitglied bekommt nur ein Inhaltsverzeichnis aller E-Mails zugeschickt, aber nicht die Inhalte der E-Mails. Der Index kann wie der Digest zum Beispiel einmal täglich verschickt werden.
NullDas Listen-Mitglied erhält keine E-Mails. Dies ist eine wichtige Option, wenn eine Person nur in eine Mailing-Liste senden können, aber selbst keine E-Mail erhalten soll.
BannedDas Listen-Mitglied bekommt keine E-Mails über die Mailing-Liste und kann seine Mitgliedschaft in der Mailing-Liste nicht verändern.

Wählen Sie zu modifizierende E-Mail-Adresse sowie den gewünschten Modus aus und klicken Sie dann auf Ein.

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e-mail-_und_groupware/mailing-listen/verwaltung/start.txt · Zuletzt geändert: 20:48 20. December 2011 von Christian Marg
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