RZ-Dokumentationen

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====== Anrufbeantworter (Sprachspeicher) ======

===== Einführung =====

Den Mitarbeiter*innen der TU Clausthal mit eigenem (personalisierten) internen Telefon-Anschluss steht ein persönlicher Anrufbeantworter zur Verfügung.

Um den persönlichen Anrufbeantworter einzuschalten, richten Sie eine [[telekommunikation:telefone:rufumleitungen|Rufumleitung]] Ihres Anschlusses auf die zentrale Sprachspeicher-Nummer **''989999''** ein. Um den Anrufbeantworter abzuschalten, löschen Sie die bestehende Rufumleitung wieder.

<note important>
Bitte setzen Sie unbedingt bei der ersten Nutzung Ihre PIN neu (siehe unten)!
</note>

Ankommende Sprachnachrichten werden dann am Telefon signalisiert und Sie erhalten zusätzlich eine E-Mail mit Informationen zur eingegangenen Nachricht (Datum, Uhrzeit, Rufnummer und Länge).

Die Sprachnachrichten können vom internen Telefon ''XXXX'' aus über die zentrale Nummer **''989999''** abgerufen werden oder aber von extern über die direkte Sprachspeicher-Nummer **''05323 72-98XXXX''**.


===== Beispiele =====

==== Beispiel: Ändern der PIN ====

  - Wählen Sie **''989999''** auf dem internen Telefon!
  - Tippen Sie nach der Ansage die Ziffern **''0000''** ein und drücken dann die Taste **''*''**
  - Warten Sie auf die Ansage "Sie haben folgende Optionen..."!
  - Tippen Sie die Taste **''3''** und dann Taste **''4''**
  - Denken Sie sich eine neue PIN aus und tippen Sie die neue PIN ein!
  - Drücken Sie die Taste **''#''**
  - Die PIN-Änderung wird per Ansage bestätigt

<note important>Beim Eingeben der PIN erscheint auf dem Telefon **immer nur eine Stelle**, also in diesem Fall ist immer nur **eine** **''0''** zu sehen! Lassen Sie sich davon nicht verwirren und geben Sie viermal die **''0''** gefolgt von der Taste **''*''** ein.</note>
==== Beispiel: Aktivieren des Anrufbeantworters ====
 
  - Wählen Sie **''*11 989999''** auf dem internen Telefon!
  - Die Umleitung wird dann per Ansage bestätigt.

==== Beispiel: Deaktivieren des Anrufbeantworters ====

  - Wählen Sie **''*10''** auf dem internen Telefon!
  - Die Deaktivierung der Umleitung wird dann per Ansage bestätigt.

==== Beispiel: Abrufen der Nachrichten vom eigenen internen Telefon aus ====

  - Wählen Sie **''989999''** auf dem eigenen internen Telefon!
  - Geben Sie nach der Aufforderung Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit ''*''
  - Folgen Sie dem sprachgeführtem Menü (siehe auch unten)!


===== Einwahl in das Sprachspeicher-System =====

Wählen Sie

    * am eigenen TUC-internen Telefon: **''989999''**
    * am fremden TUC-internen Telefon: **''98 + ''//<eigene interne Rufnummer>//**
    * von extern (Fernabfrage): **''+49(0)5323 72 98 + ''//<eigene interne Rufnummer>//**

Geben Sie nach der Aufforderung Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste **''*''**.
Aktivieren Sie zuvor gegebenenfalls am Telefon die Tonwahl (MFV), damit die Tasten-Information korrekt übermittelt wird.


===== Individuelle Ansagen =====

Der Anrufbeantworter bietet die Möglichkeit, verschiedene persönliche Ansagen aufzusprechen, die für die Anrufer abgespielt werden.

  - Eigenen Namen
  - Persönliche Begrüßung
  - Individuelle Ansagen

<note important>Es ist zu beachten, dass die Ansagen durch das Aufsprechen eingeschaltet werden und später durch Löschen über das Menü wieder abgeschaltet werden müssen.</note>

Dabei gelten folgende Prioritäten: //Option 3// hat Vorrang vor //Option 2// und diese hat Vorrang vor Option 1

Das heißt bei aufgesprochener Urlaubsansage //Option 3// werden weder persönliche Begrüßung //Option 2// noch der eigene Name //Option 1// abgespielt. Erst nach dem Löschen der Urlaubsansage wird //Option 2// bzw. //Option 1// aktiv, falls diese zuvor aufgezeichnet wurden.


==== Option 1: Eigenen Namen aufsprechen ====

Der aufgesprochene Name wird vom System während der Begrüßung eingespielt:

//"Guten Tag. **<Aufgezeichneter Name>** ist zur Zeit leider nicht zu erreichen. Sie können jedoch gern eine Nachricht hinterlassen. Bitte sprechen Sie nach dem Signalton."//

**Vorgehensweise:**

  - Wählen Sie sich in das System ein (siehe oben)
  - Warten Sie auf die Ansage "Sie haben folgende Optionen..."!
  - Tippen Sie die Taste **''3''**
  - Tippen Sie die Taste **''1''**
  - Nach dem Signalton kann die Aufnahme aufgenommen werden
  - Beenden Sie die Aufnahme mit Taste **''#''**
  - Der aufgezeichnete Name wird zusammen mit dem Begrüßungstext abgespielt
  - Legen Sie auf!
==== Option 2: Persönliche Begrüßung aufsprechen ====

Die aufgesprochene Begrüßung wird an Stelle der Standard-Begrüßung abgespielt gefolgt von einem Signalton, der die Aufnahme einleitet.

**Vorgehensweise:**

  - Wählen Sie sich in das System ein (siehe oben)
  - Warten Sie auf die Ansage "Sie haben folgende Optionen..."!
  - Tippen Sie die Taste **''3''**
  - Tippen Sie die Taste **''2''**
  - Nach dem Signalton kann die Aufnahme aufgenommen werden
  - Beenden Sie die Aufnahme mit Taste **''#''**
  - Legen Sie auf!

<note important>Ein zuvor unter //Option 1// aufgezeichneter Name wird **nicht** eingebunden! Erst nach dem **Löschen** der persönlichen Begrüßung - mittels Taste **''2''** gefolgt von Taste **''3''** - ist //Option 1// wieder aktiv.</note>


==== Option 3: Unterschiedliche Ansagen aufsprechen ====

Die aufgesprochene Urlaubsansage wird an Stelle der Standard-Begrüßung bzw. einer persönlichen Begrüßung abgespielt.

An dieser Stelle ist es Ihnen möglich zu bestimmen, ob der Anrufende eine Nachricht hinterlassen darf oder nicht.

<note important>Sie können bis zu 10 unterschiedliche Ansagen aufnehmen. Die Aufnahmen sind automatisch vom System von 0-9 nummeriert. Die Nummerierung beginnt bei 0 und endet bei 9. Das System speichert bei jeder neuen Instant-Greeting auf die nächst höhere Ziffer. Um Ihre Instant-Greetings im Überblick zu behalten, empfehlen wir Ihnen die Nummerierung und die dazugehörige Ansage zu dokumentieren.</note>

**Vorgehensweise:**

  - Wählen Sie sich in das System ein (siehe oben)
  - Warten Sie auf die Ansage "Sie haben folgende Optionen..."!
  - Tippen Sie die Taste **''5''**
  - Bei erstmaliger Ansage wird Ihnen sofort ein Signalton abgespielt
  - Nach dem Signalton, können Sie Ihre erste Aufnahme aufsprechen
  - mit der Taste **''#''** beenden Sie die Aufnahme
  - Drücken Sie **3** um den Anrufenden das Hinterlassen einer Sprachnachricht zu gewähren oder drücken Sie **4** um das Hinterlassen einer Sprachnachricht zu verhindern
  - Legen Sie auf!

<note important>Zuvor unter //Option 1// und //Option 2// erstellte Aufzeichnungen werden **nicht** mehr abgespielt! Erst nach dem **Löschen** der Urlaubsansage - mittels Taste **''5''** gefolgt von Taste **''3''** - werden //Option 1// und //Option 2// wieder aktiv.</note>



===== Sprachgeführtes Menü =====

Nach der Einwahl in das Sprachspeicher-System steht ein sprachgeführtes Menü zur Verfügung mit nachfolgenden Möglichkeiten:

<note important>Aktivieren Sie zuvor gegebenenfalls am Telefon die **Tonwahl (MFV)**, damit die Tasten-Information korrekt übermittelt wird.</note>

     * ***** -- Nachrichtenabfrage:
      * **1** -- den Anrufer zurück rufen
      * **3** -- die Nachricht löschen
      * **5** -- die Nachricht erneut abspielen
      * **#** -- gespeicherte Nachrichten abfragen
      * ***** -- zum Hauptmenü zurück gelangen
<note>
Die Aufnahmelängen sind bei allen Ansagen auf 2 Minuten begrenzt.
</note>
   * **3** -- Mailboxkonfiguration
     * **1** -- Ihren Namen aufsprechen
      * -- Nach dem Signalton kann man den Namen aufnehmen und mit Raute „#“ beenden
     * **2** -- Ihre Begrüßung aufnehmen
      *  -- Nach dem Signalton kann man die Begrüßung aufnehmen und mit Raute „#“ beenden
     * **4** -- Ihre PIN ändern
      * -- Nach dem Signalton kann man den neuen PIN eingeben und mit Raute „#“ beenden
     * **7** -- Aufnahmen löschen
       ***1** -- Namen löschen
       ***2** -- persönliche Begrüßung löschen
       ***5** -- Instant-Greetings löschen
        ***0-9** -- gewünschte Aufnahme auswählen und mit **5** löschen
     * ***** -- zum Hauptmenü zurück gelangen
<note important>
Die Default PIN ist 0000 und muss bei erstmaliger Nutzung geändert werden.
</note>
<note important>Falls Sie noch keine Instant-Greetings aufgenommen haben, wird direkt eine neue Aufnahme gestartet. Nach dem Signalton kann die Instant-Greeting aufgenommen werden und mit Raute "#" beendet werden</note>
     * **7** -- Instant-Greetings
       ***3** -- ein Profil aktivieren
       ***4** -- ein Profil deaktivieren
       ***5** -- Instant-Greeting aufnehmen
        * -- Nach dem Signalton können Sie eine Instant-Greeting aufnehmen und mit Raute „#“ beenden.
         * **3** -- den Anrufenden das Hinterlassen einer Sprachnachricht erlauben
         * **4** -- das Hinterlassen einer Sprachnachricht verhindern
       * **6** -- bestehende Begrüßungen anhören
        ***0-9** -- gewünschte Aufnahme auswählen
     * ***** -- zum Hauptmenü zurück gelangen
    
<note>
{{ :telekommunikation:voicemail:20183130_voicemail_anleitung.pdf | Download einer Kurzanleitung}} als PDF-Datei
</note>


{{tag>Telekommunikation [mitarbeitende]}}