Anrufbeantworter (Sprachspeicher)

Support TK

Einführung

Den Mitarbeitern der TU Clausthal mit eigenem (personalisierten) internen Telefon-Anschluss steht ein persönlicher Anrufbeantworter zur Verfügung.

Um den persönlichen Anrufbeantworter einzuschalten, richten Sie eine Rufumleitung Ihres Anschlusses auf die zentrale Sprachspeicher-Nummer 989999 ein. Um den Anrufbeantworter abzuschalten, löschen Sie die bestehende Rufumleitung wieder.

Bitte setzen Sie unbedingt bei der ersten Nutzung Ihre PIN neu (siehe unten)!

Ankommende Sprachnachrichten werden dann am Telefon signalisiert und Sie erhalten zusätzlich eine E-Mail mit Informationen zur eingegangenen Nachricht (Datum, Uhrzeit, Rufnummer und Länge).

Die Sprachnachrichten können vom internen Telefon XXXX aus über die zentrale Nummer 989999 abgerufen werden oder aber von extern über die direkte Sprachspeicher-Nummer 05323 72-98XXXX.

Beispiele

Beispiel: Ändern der PIN

  1. Wählen Sie 989999 auf dem internen Telefon!
  2. Tippen Sie nach der Ansage die Ziffern 0000 ein und drücken dann die Taste *
  3. Warten Sie auf die Ansage „Sie haben folgende Optionen…“!
  4. Tippen Sie die Taste 4 und dann Taste #
  5. Denken Sie sich eine neue PIN aus und tippen Sie die neue PIN ein!
  6. Drücken Sie die Taste #
  7. Die PIN-Änderung wird per Ansage bestätigt
Beim Eingeben der PIN erscheint auf dem Telefon immer nur eine Stelle, also in diesem Fall ist immer nur eine 0 zu sehen! Lassen Sie sich davon nicht verwirren und geben Sie viermal die 0 gefolgt von der Taste * ein.

Beispiel: Aktivieren des Anrufbeantworters

  1. Wählen Sie *11 989999 auf dem internen Telefon!
  2. Die Umleitung wird dann per Ansage bestätigt.

Beispiel: Deaktivieren des Anrufbeantworters

  1. Wählen Sie *10 auf dem internen Telefon!
  2. Die Deaktivierung der Umleitung wird dann per Ansage bestätigt.

Beispiel: Abrufen der Nachrichten vom eigenen internen Telefon aus

  1. Wählen Sie 989999 auf dem eigenen internen Telefon!
  2. Geben Sie nach der Aufforderung Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit *
  3. Folgen Sie dem sprachgeführtem Menü (siehe auch unten)!

Einwahl in das Sprachspeicher-System

Wählen Sie

  • am eigenen TUC-internen Telefon: 989999
  • am fremden TUC-internen Telefon: 98 + <eigene interne Rufnummer>
  • von extern (Fernabfrage): +49(0)5323 72 98 + <eigene interne Rufnummer>

Geben Sie nach der Aufforderung Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste *. Aktivieren Sie zuvor gegebenenfalls am Telefon die Tonwahl (MFV), damit die Tasten-Information korrekt übermittelt wird.

Individuelle Ansagen

Der Anrufbeantworter bietet die Möglichkeit, verschiedene persönliche Ansagen aufzusprechen, die für die Anrufer abgespielt werden.

  1. Eigenen Namen
  2. Persönliche Begrüßung
  3. Urlaubsansage
Es ist zu beachten, dass die Ansagen durch das Aufsprechen eingeschaltet werden und später durch Löschen über das Menü wieder abgeschaltet werden müssen.

Dabei gelten folgende Prioritäten: Option 3 hat Vorrang vor Option 2 und diese hat Vorrang vor Option 1

Das heißt bei aufgesprochener Urlaubsansage Option 3 werden weder persönliche Begrüßung Option 2 noch der eigene Name Option 1 abgespielt. Erst nach dem Löschen der Urlaubsansage wird Option 2 bzw. Option 1 aktiv, falls diese zuvor aufgezeichnet wurden.

Option 1: Eigenen Namen aufsprechen

Der aufgesprochene Name wird vom System während der Begrüßung eingespielt:

„Guten Tag. <Aufgezeichneter Name> ist zur Zeit leider nicht zu erreichen. Sie können jedoch gern eine Nachricht hinterlassen. Bitte sprechen Sie nach dem Signalton.“

Vorgehensweise:

  1. Wählen Sie sich in das System ein (siehe oben)
  2. Warten Sie auf die Ansage „Sie haben folgende Optionen…“!
  3. Tippen Sie die Taste 1
  4. Mit der Taste # starten Sie nun die Aufzeichnung
  5. Beenden Sie die Aufnahme mit Taste 1
  6. Der aufgezeichnete Name wird zusammen mit dem Begrüßungstext abgespielt
  7. Nehmen Sie ggf. mit Taste # gefolgt von Taste 1 erneut auf bis Ihnen die Ansage zusagt.
  8. Legen Sie auf!

Option 2: Persönliche Begrüßung aufsprechen

Die aufgesprochene Begrüßung wird an Stelle der Standard-Begrüßung abgespielt gefolgt von einem Signalton, der die Aufnahme einleitet.

Vorgehensweise:

  1. Wählen Sie sich in das System ein (siehe oben)
  2. Warten Sie auf die Ansage „Sie haben folgende Optionen…“!
  3. Tippen Sie die Taste 2
  4. Mit der Taste # starten Sie nun die Aufzeichnung
  5. Beenden Sie die Aufnahme mit Taste 1
  6. Die aufgezeichnete Begrüßung wird abgespielt
  7. Nehmen Sie ggf. mit Taste # gefolgt von Taste 1 erneut auf bis Ihnen die Ansage zusagt.
  8. Legen Sie auf!
Ein zuvor unter Option 1 aufgezeichneter Name wird nicht eingebunden! Erst nach dem Löschen der persönlichen Begrüßung - mittels Taste 2 gefolgt von Taste 3 - ist Option 1 wieder aktiv.

Option 3: Urlaubsansage aufsprechen

Die aufgesprochene Urlaubsansage wird an Stelle der Standard-Begrüßung bzw. einer persönlichen Begrüßung abgespielt.

Es erfolgt keine Aufzeichnung von Nachrichten!

Vorgehensweise:

  1. Wählen Sie sich in das System ein (siehe oben)
  2. Warten Sie auf die Ansage „Sie haben folgende Optionen…“!
  3. Tippen Sie die Taste 5
  4. Mit der Taste # starten Sie nun die Aufzeichnung
  5. Beenden Sie die Aufnahme mit Taste 1
  6. Die aufgezeichnete Urlaubsansage wird abgespielt
  7. Nehmen Sie ggf. mit Taste # gefolgt von Taste 1 erneut auf bis Ihnen die Ansage zusagt.
  8. Legen Sie auf!
Zuvor unter Option 1 und Option 2 erstellte Aufzeichnungen werden nicht mehr abgespielt! Erst nach dem Löschen der Urlaubsansage - mittels Taste 5 gefolgt von Taste 3 - werden Option 1 und Option 2 wieder aktiv.

Sprachgeführtes Menü

Nach der Einwahl in das Sprachspeicher-System steht ein sprachgeführtes Menü zur Verfügung mit nachfolgenden Möglichkeiten:

Aktivieren Sie zuvor gegebenenfalls am Telefon die Tonwahl (MFV), damit die Tasten-Information korrekt übermittelt wird.
  • 1 – Namen aufnehmen:
    • # – Aufnahme starten
    • 1 – Aufnahme beenden und anhören
    • 3 – Aufnahme löschen
    • * – Hauptmenü
Die Aufnahmelängen sind bei allen Ansagen auf 2 Minuten begrenzt.
  • 2 – Begrüßungstext aufnehmen:
    • # – Aufnahme starten
    • 1 – Aufnahme beenden und anhören
    • 3 – Aufnahme löschen
    • * – Hauptmenü
  • 3 – Nachricht für bestimmten Anrufer hinterlassen:
    • # – Aufnahme starten
    • 1 – Aufnahme beenden und anhören
    • 3 – Aufnahme löschen
    • * – Hauptmenü
  • 4 – Neue PIN eingeben:
    • # – Eingabe starten
    • * – Hauptmenü
    • 9 – Hilfestellung
Die Default PIN ist 0000 und muss bei erstmaliger Nutzung geändert werden.
  • 5 – Urlaubsansage aufnehmen:
    • # – Aufnahme starten
    • 1 – Aufnahme beenden und anhören
    • 3 – Aufnahme löschen
    • * – Hauptmenü
  • * – Nachrichtenabfrage:
    • 1 – Alle Nachrichten noch einmal anhören
    • 3 – Nachricht löschen
    • 4 – Eine Nachricht zurück ←
    • 5 – Nachricht noch einmal anhören
    • 6 – Eine Nachricht vor →
  • 9 – Hilfestellung
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telekommunikation/voicemail.txt · Zuletzt geändert: 10:37 25. July 2012 von
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