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Migration der E-Mail-Konten auf MS Exchange

(english version below)

Im zweiten Halbjahr 2020 werden alle E-Mail-Konten an der TU Clausthal auf Microsoft Exchange migriert, der Mail-Server CommuniGate Pro wird zukünftig abgeschaltet. Diese Dokumentation beschreibt die Vorgehensweise und die Umstellung auf den neuen Microsoft Exchange Mail-Server.

Die Mail-Konten aller Studierenden werden mit Hilfe eines Migrationstools auf den neuen Microsoft Exchange Mail-Server verschoben. Dabei werden alle E-Mails und die Ordnerstuktur übernommen. Kalendereinträge, Aufgaben und Kontakte müssen leider manuell gesichert werden.

In den folgenden Anleitungen zeigen wir, wie Sie diese Kalendereinträge/Kontakte aus Ihrem CommuniGatePro Mail-Konto sichern können. Nach der Migration Ihres Accounts können Sie die Ressourcen in Ihr neues Exchange-Mail-Konto importieren. Der Import der Ressourcen über Outlook (auch aus Office 365 heraus) ist am stabilsten, der Importvorgang via Webmail-Zugang (Outlook Web App) und Thunderbird wird nicht vollständig unterstützt.

Exportieren der Kalender, Aufgaben und Kontakte aus CommuniGatePro

Importieren der Kalender, Aufgaben und Kontakte via Outlook

Importieren des Kalenders via Webmail-Zugang (Outlook Web App)

FAQs

Was passiert überhaupt?

Es findet ein notwendiger Migrationsvorgang aller studentischen E-Mail-Accounts statt. Die insgesamt rund 4500 betroffenen Accounts werden in Gruppen aufgeteilt und die betroffenen Nutzer sukzessive über die bevorstehende Umstellung informiert. Es ist folgendes zu beachten:

  • Während der Umstellung vom einen auf das andere E-Mail-System ist über einen Zeitraum von idealerweise wenigen Minuten ein Zugriff auf die E-Mail-Nachrichten nicht möglich. In diesem Zeitraum neu eingehende Nachrichten gehen dabei nicht verloren, sondern werden lediglich leicht verzögert zugestellt.
  • Bei der Migration werden alle E-Mail-Nachrichten automatisch von einem ins andere System kopiert. Jede*r Nutzer*in muss jedoch eigenständig weitere Daten wie z.B. Kalendereinträge oder Kontaktdaten sichern und nach abgeschlossener Migration in das neue System übertragen. Anleitungen dazu erhält vorab jeder betroffene Nutzer per E-Mail.
  • Ein gegebenenfalls genutztes E-Mail-Clientprogramm (wie z.B. Outlook oder Thunderbird bzw. eine App auf einem Smartphone) muss eigenständig von den Nutzern mit dem neuen Account verknüpft werden, die bisherige Einrichtung ist wegen der Änderung des Severnamens nicht mehr nutzbar.
Wann muss ich was tun?

Sie erhalten per E-Mail ausreichend frühzeitig eine Terminankündigung der geplanten Umstellung Ihres Nutzerkontos. Kurz vorher sollten Sie, sofern von Ihnen gewünscht, Ihre Daten sichern. Sie können prüfen, ob die Umstellung Ihres Kontos erfolgreich abgeschlossen ist, indem Sie sich auf dem Exchange-System unter https://exchange.tu-clausthal.de/ anmelden. Sobald dort eine Anmeldung möglich ist, ist Ihr Nutzerkonto vollständig umgezogen. Anschließend können Sie Ihren E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) mit dem neuen Konto verknüpfen. Zuletzt importieren Sie Ihre gespeicherten weiteren Daten wie Kalendereinträge.

Ändert sich meine E-Mail-Adresse oder mein RZ-Account?

Nein, Ihre TU-E-Mail-Adresse bleibt genauso wie Ihr RZ-Kürzel und Ihr RZ-Passwort unverändert bestehen.

Muss ich für das neue Konto etwas bezahlen?

Nein, für das neue E-Mail-Konto fallen - wie zuvor - keine zusätzlichen Gebühren an.

Werden meine E-Mails bei der Umstellung eingesehen?

Die Übertragung des E-Mail-Kontos erfolgt innerhalb weniger Minuten über einen automatisierten Kopiervorgang. Sollte es vereinzelt zu Störungen kommen wird ein RZ-Mitarbeiter diese umgehend beheben. Dabei kann im Einzelfall nicht vermieden werden, dass möglicherweise E-Mail-Inhalte (insbesondere Betreff und Absender) durch die mit der Übertragung beauftragten Mitarbeiter des Rechenzentrums eingesehen werden. Der Zugriff auf das E-Mail-Konto wird dabei grundsätzlich auf das geringst mögliche, notwendige Maß beschränkt. Die beauftragten Mitarbeiter des Rechenzentrums sind zu strengster Vertraulichkeit verpflichtet. Sie können bei Bedarf besonders sensible E-Mail-Nachrichten vor der Migration eigenständig sichern und aus dem bisherigen E-Mail-System löschen.

Ich bin mit der Umstellung nicht einverstanden!

Wir verstehen, dass Umstellungen und Veränderungen Unbehagen auslösen können. Das bisherige System wird allerdings aus wirtschaftlichen und Lizenz-Gründen zum Jahresende abgeschaltet, daher gibt es keine Alternative zur Migration.


Migration of e-mail accounts to MS Exchange

In the second half of 2020, all e-mail accounts at TU Clausthal will be migrated to Microsoft Exchange, and the CommuniGate Pro mail server will be switched off in future. This documentation describes the procedure and the conversion to the new Microsoft Exchange mail server.

The mail accounts of all students are moved to the new Microsoft Exchange mail server using a migration tool. All e-mails and the folder structure will be migrated. Unfortunately, calendar entries, tasks and contacts must be backed up manually.

In the following instructions we will show you how to backup these calendar items/contacts from your CommuniGatePro mail account. After migrating your account you can import the resources into your new Exchange mail account. Importing resources via Outlook (also from Office 365) is most reliable, importing via webmail access (Outlook Web App) and Thunderbird is not fully supported.

Export of calendars, tasks and contacts from CommuniGatePro

Import of calendars, tasks and contacts via Outlook

Importing the calendar via Webmail access (Outlook Web App)

FAQs

what's happening?

A necessary migration process of all student e-mail accounts takes place. The approximately 4500 affected accounts will be divided into groups and the affected users will be successively informed about the upcoming migration. The following should be noted:

  • During the transition from one e-mail system to the other, access to e-mail messages is not possible for a period of ideally a few minutes. During this period, new incoming messages are not lost, but are only delivered with a slight delay.
  • During migration, all e-mail messages are automatically copied from one system to the other. However, each user* must independently back up additional data such as calendar entries or contact data and transfer them to the new system once migration is complete. Instructions for this are sent to each affected user in advance by e-mail.
  • Any e-mail client program used (such as Outlook or Thunderbird or an app on a smartphone) must be independently linked to the new account by the users; the previous setup can no longer be used due to the change of the server name.
when do I have to do something?

You will receive an e-mail with a sufficiently early notification of the planned conversion of your user account. Shortly before, you should back up your data, if you wish. You can check whether the conversion of your account has been successfully completed by logging on to the Exchange system at https://exchange.tu-clausthal.de/. As soon as it is possible to log in there, your user account has been completely migrated. You can then link your e-mail client (e.g. Outlook, Thunderbird) to the new account. Finally, you import your saved additional data such as calendar entries.

Will my e-mail address or my RZ account change?

No, your TU e-mail address remains unchanged just like your RZ identification and your RZ password.

Do I have to pay anything for the new account?

No, there are no additional fees for the new e-mail account - as before.

Will my e-mails being read during the changeover?

The e-mail account is transferred within minutes via an automated copy process. Should there be isolated malfunctions, an RZ employee will immediately correct them. In individual cases it cannot be avoided that e-mail contents (especially subject and sender) are viewed by the employees of the computer center responsible for the transmission. Access to the e-mail account will always be limited to the lowest possible, necessary level. The authorised employees of the computer centre are obliged to maintain the strictest confidentiality. If necessary, you can independently back up particularly sensitive e-mail messages before migration and delete them from the previous e-mail system.

I do not approve of the changeover!

We understand that changes and adjustments can cause discomfort. However, for economic and licensing reasons, the current system will be shut down at the end of the year, so there is no alternative to migration.

it-projekte/exchg2020/start.txt · Zuletzt geändert: 08:34 17. August 2020 von Frank Ebeling