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Fax-Versand/Empfang per E-Mail
Allgemein
Durch den zentralen Fax-Server der TU Clausthal können über einen gültigen E-Mail-Account der TUC individuell Faxe empfangen und versandt werden.
- Jeder Einzelnutzer mit interner Telefonnummer XXXX ist per Fax unter der Fax-Nummer 05323/72 99-XXXX erreichbar.
- Der Empfang ankommender Faxe erfolgt als PDF-Anhang an den zugehörigen E-Mail-Account.
- Der Versand erfolgt per E-Mail über einen gültigen E-Mail-Account der TUC an die Adresse
<Fax-Nummer des Empfängers>@fax.tu-clausthal.de.
Für Labor- und Notruftelefone steht die Fax-Funktionalität ebenfalls nicht zur Verfügung.
Zum einfachen Einstieg ein Test-Fax...
Zum Test können gefahr- und kostenlos Faxe an die eigene persönliche Fax-Nummer 99XXXX geschickt werden!
Ist die eigene vierstellige Rufnummer an der TU Clausthal die XXXX (zum Beispiel 1234), so kann man einfach - wie unten im Beispiel angegeben - eine E-Mail an 99XXXX@fax.tu-clausthal.de (also zum Beispiel 991234@fax.tu-clausthal.de) verfassen. Daraufhin erhält man per E-Mail eine Versandbestätigung und kurz darauf wird ebenfalls per E-Mail das Test-Fax zugestellt.
Versand per E-Mail
Der Fax-Versand erfolgt über eine E-Mail an die zentrale Adresse <Fax-Nummer des Empfängers>@fax.tu-clausthal.de.
Format der E-Mail-Adresse
Das Format der Fax-Nummer des Empfängers ist analog zur Telefonie:
- an TUC-internes Festgeräte-Fax (vierstellige Geräte-Rufnummer XXXX):
E-Mail anXXXX@fax.tu-clausthal.de
- an TUC-interne persönliche Fax-Nummer (vierstellige Teilnehmer-Rufnummer XXXX):
E-Mail an99XXXX@fax.tu-clausthal.de
- an externen Fax-Anschluss (Fax-Nummer XXXXXX hier wie Telefonie mit zusätzlicher 0 als Amtholung!):
E-Mail an0XXXXXX@fax.tu-clausthal.de
Deckblatt
Der Fax-Server generiert automatisch ein Fax-Deckblatt, das Angaben zum Absender enthält. Dies sind Titel, Name, Einrichtung und die Abteilung.
Betreffzeile
Die Betreffzeile der E-Mail ist später die Betreffzeile auf dem Fax-Deckblatt.
Text
Der Text der E-Mail wird unformatiert als Text im Fax übernommen.
Anhänge
Außerdem ist es möglich, an die E-Mail verschiedene Dateien anzuhängen. Es werden vom Fax-Server die Formate .pdf, .png, .xls, .doc und .txt unterstützt. Die Daten aus den angehängten Dateien werden Seite für Seite an das übertragene Fax angehängt.
Zu beachten ist, dass prinzipbedingt die Übertragung von Grafiken über die Fax-Schnittstelle sehr lange (!) Versandzeiten nach sich ziehen kann. Die Versandbestätigungen können beim Versand mehrseitiger PDFs mit stundenlanger Verzögerung eintreffen!
Beispiel Teil 1 - Erstellen der E-Mail
Im E-Mail-Client wird eine E-Mail an die Adresse XXXX@fax.tu-clausthal.de erstellt, Betreff und Text eingegeben und die E-Mail abgeschickt:
Beispiel Teil 2 - Versandbestätigung
Nachdem der Fax-Server das Fax erfolgreich versendet hat, erhält der Nutzer eine Versandbestätigung per E-Mail. Auch im Fehlerfall wird dem Nutzer eine Benachrichtigung zugestellt.
Beispiel Teil 3 - Fax beim Empfänger
Beim externen Empfänger sollte das Fax nun so ausgedruckt werden.
Der interne Empfänger (TUC) erhält folgendes Fax als PDF-Anhang in einer E-Mail:
